移転・承継の直前に電子化するメリット
クリニックの移転や事業承継の直前は、カルテ整理・電子化を進める絶好のタイミングです。3つの大きなメリットがあります。
1. 物理的な搬送コストの削減
数十年分の紙カルテを新拠点へ物理搬送するには、専門業者への依頼・破損リスクの管理・搬送中の情報漏えいリスクなど、多くの負荷が伴います。事前に電子化しておけば、データを持ち運ぶだけで済みます。
2. 承継先とのスムーズな情報引き継ぎ
事業承継のケースでは、承継先の医療機関でも過去カルテの参照が必要です。電子化されていれば、必要な患者情報を効率的かつ確実に引き継げます。
3. 移転後すぐに使える運用体制
移転直後は業務が慌ただしくなりがちです。カルテがすでに電子化されていれば、新拠点で即日運用開始できます。
スムーズに進めるためのポイント
移転・承継の3〜6ヶ月前から準備を開始
枚数が多い場合、スキャン・OCR・データ整理には相応の期間が必要です。ゆとりを持ったスケジュールで進めましょう。
優先度の高いカルテから電子化
すべてを一度に電子化する必要はありません。直近5年分など、参照頻度の高いカルテから優先的に電子化する方法もあります。Karteo では優先度の設計からご相談いただけます。
承継先の運用ルールに合わせた設計
承継先が電子カルテを導入している場合、そのシステムに合わせたファイル命名規則・フォルダ構成で納品することで、移行がスムーズになります。
「気付いたときには手遅れ」を避けるために。移転・承継の意思決定と同時に、カルテ整理の計画も並行して進めるのが理想です。
まとめ
移転・承継のタイミングは、カルテ整理・電子化を進める最良の機会です。搬送コスト削減・情報引き継ぎの円滑化・移転後の即時運用など、複数のメリットを一度に得られます。Karteo では、移転・承継計画に合わせた柔軟なスケジュール調整をお受けしています。まずはお気軽にご相談ください。